Business Letter-Format, wie man einen Geschäftsbrief schreiben, Xerox
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Wählen Sie ein professionelles Briefpapier-Design für Ihr kleines Unternehmen
Ihr Geschäftsbrief ist eine Darstellung Ihres Unternehmens, so dass Sie wollen es unverwechselbar aussehen und sofort kommunizieren „hohe Qualität.“ Für eine bequeme und kostengünstige Alternative zu herkömmlichen vorgedruckten Briefkopf verwenden, versuchen Sie unsere zeitgenössischen Briefpapier und Umschlag-Design-Vorlagen verwenden. einen Brief innerhalb einer vordefinierten Farbe Briefkopf-Vorlage und dann drucken Sie Ihr gesamtes Stück schnell und schön auf Ihrem Phaser® Farbdrucker einfach erstellen.
Verwenden Sie ein Standard-Business-Letter-Format und Vorlage
Dieses Business-Letter-Format zeigt die spezifischen Teile eines Geschäftsbrief:
Geschäftsbrief Vorlage Felder:
Absender-Adresse: Es ist eine gute Idee des Absenders E-Mail und URL zu schließen, falls vorhanden. Verpassen Sie nicht diese Informationen enthalten, wenn es bereits in den Briefkopf Design integriert ist. Auf diese Weise können Kunden Ihr kleines Unternehmen schneller finden.
Innerhalb Adresse: Verwenden Sie den vollständigen Namen. Herr Frau. ist optional
Anrede: Seien Sie sicher, einen Doppelpunkt am Ende des Namens zu verwenden, nicht ein Komma als in persönlichen Briefen
Body Text: Staat, warum Sie schreiben. Stellen Sie eine Verbindung / gegenseitige Beziehung vorne. Skizzieren Sie die Lösung, Nachweis von Beispielen und Gutachten in der Art und Weise bereitstellt. Gruppe bezogenen Informationen in den Absätzen
Schließen „Call to Action“: Geben, was der Leser tun muss und was Sie tun werden bis folgen
Signaturblock: Zeichen Ihren Brief in blauer oder schwarzer Tinte
Gehäuse: Verwenden Sie, wenn Sie eine Überdachung
Carbon Copy: Verwenden Sie, wenn Sie eine Kopie an weitere Person senden (n)
Verwenden Sie einen professionellen Ton.
Speichern Sie beiläufig, gesprächig Sprache für E-Mail - Ihre gedruckten Geschäftsbrief freundlich sein sollte, aber professioneller. Als Scott Ober in sein Buch Modernes Business Communication schon sagt, „Das Geschäft Schriftsteller soll für eine allgemeine Ton streben, das zuversichtlich, höflich und aufrichtig, dass der Schwerpunkt und Unterordnung verwendet angemessen, dass nicht diskriminierende Sprache enthält, welche die betont‚Sie‘Haltung; und dass bei einer geeigneten Schwierigkeitsgrad geschrieben.“ Das heißt, achten Sie darauf, wie Sie selbst klingen - Sie wollen nicht, Ihren Brief zu lesen, als ob eine Maschine es geschrieben haben.
Geben Sie Ihre Stelle in Ihrem Schreiben zu früh. Um jeden miscommunications zu vermeiden, verwenden Sie einfach, präzise Sprache. Überspringen Sie die Industrie-Jargon und stattdessen wählen lebendig, aktiv Worten Ihre Leser darauf aufmerksam zu halten.
Verwenden Sie Farbe, um Wörter in Text zu Betonen
Es ist einfach, ein paar Worte in der Farbe setzt die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen. Wählen Sie einfach die Art und klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche Schriftfarbe, wählen Sie die gewünschte Farbe, und klicken Sie auf die Schaltfläche. Oder versuchen, ein paar Wörter im Text hervorgehoben. Wählen Sie den Typ, den Sie hervorheben möchten, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Hervorheben. Hinweis: Wenn Sie Teile eines Dokuments markieren Sie drucken möchten, eine helle Farbe verwenden wie gelb, hellgrün oder hellblau. Wenn Sie möchten, um die Markierung zu entfernen, markieren Sie den Text und klicken Sie erneut auf die Highlight-Taste.
Autotext-Anwendung automatisiert Farbe (oder jede Art Stil), die in der Regel zahlreiche Klicks oder Befehle nehmen würden. Sagen Sie bitte einen Bericht erstellen, von Ihrer Organisation der Leistung gegen die Ihren Wettbewerber vergleicht. Word kann es jedes Mal, wenn Ihr Unternehmen erscheint automatisch Farbe Name, so dass die Einträge leicht zu finden.
Stellen Sie eine positive Beziehung zu Ihrem Leser sofort. Wenn Sie eine Verbindung mit dem Leser haben - Sie schon mal gesehen haben oder haben einen gemeinsamen Kollegen, zum Beispiel - nennen Sie es in Ihrem einleitenden Absatz. Egal, ob Sie Ihre Leser denken, mit dem Punkt Ihres Schreibens zustimmen oder nicht, ist es wichtig, eine gemeinsame Basis zu finden und Ihren Fall von dort zu bauen.
Verstehen Sie Ihre Leser gut genug, um zu antizipieren, wie er oder sie reagieren, wenn Ihr Brief liest. Adresse seine Bedürfnisse oder Wünsche oder ein bestimmtes Problem, und dann Ihre Lösung skizzieren. Ein Nachweis in der Hand von Beispielen und / oder Gutachten Ihres Punkt zu sichern. Achten Sie darauf, einen freundlichen Ton zu halten.
Beschließen Sie Ihren Brief mit einem „Aufruf zum Handeln.“ Staat klar, was Ihre Leser tun muß, oder glauben, dass die gewünschte Lösung zu erreichen, und dann sagen, was Sie als Schriftsteller, als nächstes zu tun beabsichtigen, bis zu folgen.
Korrektur Ihren Brief!
Alle Ihre sorgfältige Verarbeitung und das Drucken kann nicht verschleiern Rechtschreib- oder Zeichensetzungsfehler, die einen nachhaltig negativen Eindruck hinterlassen.
Jetzt, wo Sie die Geheimnisse des Schreibens einen effektiven Geschäftsbrief gelernt haben, sind Sie bereit, Komponieren zu beginnen. Viel Glück!
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