Verwenden Sie Serienbriefe für Massensendungen zu personalisieren
Es gibt drei Dateien beteiligt bei der Erstellung und Buchstaben Druck des Seriendruck-Verfahren:
Ihr Hauptdokument
Dieses Dokument enthält Text und Grafiken (ein Logo oder Bild, zum Beispiel), die für jede Version des fusionierten Dokuments identisch sind. Der Körper des Briefes ist ein Beispiel für identischen Inhalt.
Ihre Mailing-Liste
Dies ist die Datenquelle, die verwendet wird, um Informationen in dem Brief zu füllen. Ihre Mailing-Liste Namen, zum Beispiel, und Ihr Hauptdokument ist der Brief, der in der Liste mit den Namen angesprochen werden.
Ihr Seriendruckdokument
Dieses Dokument ist eine Kombination aus dem Hauptdokument und die Mailing-Liste. Seriendruck zieht Informationen aus der Mailingliste und legt es in Ihrem Hauptdokument, für jede Person in einem persönlichen Brief zur Folge hat.
Sie können mehr darüber erfahren, wie Seriendruck für Briefe arbeitet im folgende Video, das Teil einer Schulung ist.
Schritt 1: Bereiten Sie Ihr Hauptdokument
Bevor Sie den Seriendruck beginnen, bereiten Sie Ihren Brief. Wenn Sie wissen zu lassen, die Menschen über ein bevorstehendes Ereignis, umfasst beispielsweise den Namen, Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung. Es sind diese Details, die an alle Empfänger Ihres Schreibens wichtig sein würde.
Auf der Registerkarte Sendungen in die Start-Gruppe E-Mail Merge, wählen Sie Seriendruck starten> Buchstaben.
In Word, geben Sie (folgt Beispiel), um den Körper des Briefes möchte Sie alle senden.
Schritt 2: Richten Sie Ihre Mailingliste
Wenn Sie nicht über eine Mailing-Liste haben, können Sie eine während Seriendruck erstellen. Bevor Sie den Seriendruckvorgang starten, werden alle Ihre Datensätze sammeln, und fügen Sie sie zu Ihrer Datenquelle.
Wenn Sie eine Excel-Tabelle verwenden, stellen Sie sicher, dass die Spalte für Postleitzahlen oder Postleitzahlen als Text formatiert ist, so dass Sie keine Nullen verlieren.
Schritt 3: Verknüpfen Sie Ihre Mailing-Liste zu Ihrem Hauptdokument
Jetzt sind Sie bereit, um die Datenquelle für Ihre Mailing-Liste zu öffnen und es zu Ihrem Brief verknüpfen.
Auf der Registerkarte Mailings, im Start Gruppe E-Mail Merge, wählen Sie Empfänger auswählen. und dann eine Option wählen.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn Sie nicht über eine Mailing-Liste, wählen Sie Neue Liste eingeben und erstellen.
Wenn Ihre Mailing-Liste in einer Excel-Tabelle ist, eine Access-Datenbank oder eine andere Art von Datendatei, wählen Sie Vorhandene Liste verwenden. Dann auf Ihrer Liste suchen und wählen Sie Öffnen.
Wählen Sie Datei> Speichern unter.
Im Feld Dateiname geben Sie einen Dateinamen ein. und wählen Sie dann Speichern.
Empfängerliste bearbeiten
Wenn Sie das Erstellen und Drucken Buchstaben für alle auf Ihrer Liste, gehen Sie zu „Schritt 4: personalisierte Inhalte auf Ihren Brief hinzufügen.“ Wenn Sie Briefe an Personen senden möchten, die leben, zum Beispiel innerhalb von 20 Meilen von einem Ereignis, das Sie bewirten, dann einen Filter wie ein ZIP-Code verwenden oder eine Postleitzahl um die Liste zu verengen.
Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten.
In dem Seriendruck-Dialogfeld Empfänger aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen jeder Person, die Sie Ihre E-Mail erhalten möchten.
In dem Seriendruck-Dialogfeld Empfänger gibt es Optionen, um die Empfängerliste zu verfeinern. Die beiden am häufigsten verwendeten Optionen sind zu sortieren und die Liste zu filtern, um es zu Namen und Adressen zu erleichtern finden.
Schritt 4: Fügen Sie personalisierte Inhalte auf Ihren Brief
Fügen Sie Inhalte auf Ihren Brief, der für jede Person unterschiedlich ist, wer es, zum Beispiel Name und Adresse erhält. Die beste Vorgehensweise, diese Details für das Hinzufügen zu Druckfelder in Ihrem Hauptdokument einfügen.
Auf der Registerkarte Sendungen im Write - Felder einfügen Gruppe, wählen Sie Adressblock.
Geben Sie im Dialogfeld Adressblock, wählen Sie ein Format für den Namen des Empfängers, wie es in dem Schreiben angezeigt.
Im Write - Gruppe Einfügen wählen Grußzeile.
Im Insert-Gruß Linie Dialogfenster wählen Sie das Format, das Sie verwenden möchten.
Wählen Sie OK, um das Datenfeld in dem Brief einzufügen.
Wählen Sie Datei> Speichern Sie den Brief zu erhalten (Beispiel folgt) Sie für den Seriendruck zu schaffen.
So fügen Sie weitere benutzerdefinierte Informationen in dem Brief von Ihrer Mailing-Liste finden Sie Seriendruckfelder einen nach dem anderen hinzufügen.
Stellen Sie sicher, merge Feldnamen
Stellen Sie sicher, dass Word die Namen und Adressen in Ihrer Mailing-Liste findet.
Auf der Registerkarte Sendungen im Write - Felder einfügen Gruppe, wählen Timmende Felder.
Tipp: Merge Felder kann auch aus dem Feld Adressblock einfügen Dialog geöffnet werden Sie verwendeten einen Adressblock zu dem Hauptdokument hinzuzufügen.
Im Dialogfeld Einstimmende Felder, stellen Sie sicher, dass die Datensatzfelder, die in der Liste angezeigt werden für Datensätze in Ihrer Mailing-Liste Datenquelle die Namen der Spaltenüberschriften entsprechen.
Hinweis: Es gibt zwei Spalten im Dialogfeld. Die linke Spalte ist eine Liste der häufigsten Namen in einem Business-Datensatz zum Beispiel. Die rechte Spalte ist der Feldname für den gemeinsamen Namen, der auf eine Spaltenüberschrift in der Datenquelldatei zugeordnet ist.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn die Feldnamen übereinstimmen Spaltenüberschriften angezeigt Sie für Datensätze in Ihrer Mailing-Liste Datenquelle verwendet wird, nichts tun.
Wenn (nicht angepasst) in einem Feldnamen angezeigt, die Sie erwarteten eine Spaltenüberschrift in der Datenquelle übereinstimmen, wählen Sie den Dropdown-Pfeil, und dann die Feldnamen in Ihrer Mailing-Liste Datenquelle wählen. Bei Bedarf wiederholen.
Format Seriendruckfelder
Um die Schrift, Größe oder Abstand des fusionierten Inhalts zu ändern, wählen Sie die Feldnamen verschmelzen und machen Sie die gewünschten Änderungen.
Auf der Registerkarte Sendungen in der Vorschau Ergebnisse Gruppe, wählen Sie Vorschau Ergebnisse aus den fusionierten Ergebnisse zurück an die Seriendruckfelder in Ihrem Brief zu wechseln.
Wählen Sie die Merge-Feldnamen.
Auf der Registerkarte Start, wählen Sie die Schriftart und die Schriftgröße, die Sie verwenden möchten.
Hinweis: Da Word jede Zeile in einem Adressblock als Absatz behandelt, könnte man den Abstand zwischen den Linien reduzieren möchten.
Schritt 5. Vorschau und drucken die Buchstaben
Wählen Sie Finish - Merge> Drucken von Dokumenten.
Schritt 6: Speichern Sie Ihren personalisierten Brief
Wenn Sie das Seriendruck-Dokument speichern, bleibt es auf Ihre Mailing-Liste verbunden, so dass Sie es für Ihren nächsten Massenversand nutzen können.
Wiederzuverwenden Dokument den Seriendruck
Öffnen Sie die Seriendruck-Dokument und wählen Sie Ja, wenn Word Sie auffordert, die Verbindung zu halten.
Um Adressen in Seriendruck-Dokument zu ändern
Öffnen Sie die Seriendruck-Dokument und wählen Sie Bearbeiten Empfängerliste zu sortieren, zu filtern und wählen Sie bestimmte Adressen.