Wie ein Expense Report Blatt um
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Expense Report vs. Bestellungen
Expense Berichte unterscheiden sich oft von der Bestellung Erstattungsanträge, dass sie Kosten beinhalten, die nicht im Voraus bezahlt werden können, sind eine Art von Reise oder mit Personal Training beteiligt. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter eine lokale Werkstatt besucht, könnte sie eine Kostenabrechnung für ihre Parkplätze, Mittagessen und alle Unterlagen zur Verfügung stellt sie bei der Veranstaltung gekauft. Sie würde eine Bestellung Anfrage für die Anmeldegebühr im Voraus einreichen.
Überprüfen Sie Ihre Ausgaben Richtlinien
Bevor Sie eine Kostenabrechnung Blatt beginnen zu schaffen, Ihre Ausgaben Richtlinien. Wenn Sie nicht eine schriftliche Politik haben, sollten Sie erstellt wird. Dies wird Ihnen helfen die Mitarbeiter in ihre Ausgaben führen und reduzieren über Mitarbeiter Beschwerden mit nonreimbursable Kosten stecken zu bleiben. Ihre Richtlinien könnten gehören eine Pre-Trip-Kosten-Antrag, der von einem Vorgesetzten genehmigt werden muss. Sie könnten tägliche Ausgaben für Lebensmittel, festgelegte Regeln für Kippen begrenzen, erfordern, dass die Mitarbeiter erhalten, nicht, Kreditkartenabrechnungen zur Verfügung stellen und Quittungen für Käufe einreichen, die einen bestimmten Betrag überschreiten.
erstellen Codes
Je nachdem, wie viele Mitarbeiter werden Ihre Berichte verwenden, können Sie Codes auf bestimmte Felder zuweisen, um es für Ihre Buchhalterin leicht zu machen Daten zu verfolgen. Zum Beispiel, um einen Code zu jeder Abteilung zuweisen können Sie schnell sehen, wie viel eines Ihres Manager auf Reisen oder Mahlzeiten verbringen. wie A, B und C - - für Abteilungen und Zahlen - wie 01, 02 und 03 - für Kosten, die Sie könnten Buchstaben-Codes verwenden. Sie Buchhalterin wäre dann in der Lage sein, A02 zu verwenden, um die Ausgaben für einen bestimmten Aufwand für eine bestimmte Abteilung zu finden.
Überlegungen
Einige Mitarbeiter setzen Nebensächlichkeiten auf ihrem Hotelzimmer Rechnungen, dann eine Kreditkartenabrechnung an, welche die Gesamtrechnung ohne Detail zeigt. Verlangt, dass Mitarbeiter Hotelzimmer Rechnungen zur Erstattung einreichen. Vermeiden Mitarbeiter buchen Last Minute auf, wie viele Vielflieger-Punkte, die sie bekommen, anstatt auf den niedrigsten Kosten zu lassen, indem Sie Ihre Buchhaltung Person Überprüfung mit und genehmigen Flüge. Wenn Sie für häufige Reisen zahlen, sollten Sie buchen die Mitarbeiter Ausflüge und halten Vielflieger-Meilen oder Punkte für Ihr Unternehmen. Sie könnten mit zwei oder mehr freien Fahrten pro Jahr beenden, die Sie für Geschäftsreisen nutzen können.