14 Tipps zum Erstellen eines Paperless Office CIO
In einer Zeit, fast jeder Mitarbeiter Zugang zu einem Computer-Terminal hat, und wenn mobile Geräte mit Pixeldichten nicht zu unterscheiden von den Printmedium heute alltäglich sind, ist es merkwürdig, dass mehr nicht die Verwendung von Papier zu reduzieren getan.
Paperless Office-Nicht ohne Einschränkungen
In diesem Sinne, hier sind einige praktische Strategien für deutlich Ihr Gesamtvolumen der Papierverbrauch zu reduzieren. Außerdem werfen wir einen genaueren Blick auf, wie Sie besser rüsten Sie Ihre Mitarbeiter in einer papierlosen Umgebung effektiver zu arbeiten.
Reduce, Entmutigen Papierverwendung
Der erste Schritt in Richtung auf den Papierverbrauch zu reduzieren unterstreicht einfach die Bewegung in Richtung der Papierverbrauch zu reduzieren. Dies kann in einer Vielzahl von no- oder Low-Cost-Initiativen, die die Schwere des beleglosen Antriebs unterstreichen erfolgen.
2. Machen Sie es weniger bequem zu drucken. Reduzieren Sie die Anzahl von Druckern in Ihrem Büro durch die Konsolidierung von kleineren, Low-End-Maschine mit Druckern mit sehr hohen Druckvolumen an einem zentralen Ort. Ohne Drucker auf ihren Schreibtischen, sind die Mitarbeiter weniger wahrscheinlich, frivol zu drucken; Dies hat den zusätzlichen Vorteil Wirtschaftlichkeit zu verbessern.
3. Antrag papierlos Aussagen von Banken und Dienstleistern wie dem Telekommunikationsunternehmen. Machen Sie eine bewusste Anstrengung, um Rechnungen online zu bezahlen, auch, da dies nicht nur die Verwendung von Papier-Schecks und Umschlägen reduziert benötigt, um sie zu schreiben, sondern verbessert auch die Gesamtproduktivität.
Re-Architekt Schlüsselgeschäftsprozesse
6. Reproduzieren des internen Dokumente auf Wikis oder Online-Notebooks wie Google Docs oder Evernote statt. Letztere unterstützt die gemeinsame Nutzung von gesamten Notebooks oder einzelne Noten, die für die Verbreitung sowohl statische als auch dynamische Materialien wie zum Beispiel ein Mitarbeiter-Handbuch oder Besprechungsnotizen, ein.
7. Vollständig Fax aus dem Geschäftsprozess verwerfen und Papierformulare mit ausfüllbare PDF-Formularen ersetzen, die per E-Mail oder einen Web-Browser übermittelt werden. Das kostenlose Online-Tool PDFescape werden PDF-Dateien mit den entsprechenden Formularfelder erstellen, während Anwendungen bezahlt wie Nitro Pro 9 und Acrobat XI bieten komplexere Funktionalität.
Support-Infrastruktur Paperless Office aktivieren
die richtige Infrastruktur bekommen kann einen langen Weg zu gehen papierloses Büro gehen. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Software-Tool, Dienstleistungen und Teilen der Hardware, die dazu eingesetzt werden kann, das papierlose Büro zu unterstützen.
8. Betrachten wir ein Dual- oder Multi-Monitor-Setup. Ein häufiger Grund, dass die Arbeitnehmer Druckunterlagen ist die Notwendigkeit, Querverweis sie mit einem anderen Dokument. Sie können durch die Einrichtung eines Multi-Monitor-Arbeitsplatz verschwenderisch Druck reduzieren. Geben Mitarbeiter zwei (oder drei) Bildschirme bietet mehr digitale Immobilien und bietet eine Steigerung der Produktivität bei gleichzeitig. LCD-Monitore überdauern typischerweise Computer-Upgrades auch, so ist dies eine Kosten Sie nur einmal zahlen müssen.
11. Optische Zeichenerkennung (OCR) Software schaltet sich die statischen Bilder oder PDF-Dateien, die von Hardware-Scanner in bearbeitbare Dateien erstellt, die wesentlich mehr nützlich sind. Zum Beispiel schaltet sich ABBYY Finereader PDF-Dateien und digitale Fotos in Microsoft Word, Excel oder durchsuchbare PDF-Formate.
12. Für die unvermeidlichen Formalitäten, die gedruckt werden müssen, beide Seiten mit den Papierverbrauch um die Hälfte reduziert werden. Drucker, die den Duplexdruck unterstützen heute sind sehr zuverlässig und verfügbar bei nur einem leichten Aufschlag gegenüber nicht-duplexfähige Modelle. In der Tat setzen viele Mid-End-Drucker diese Funktion als Standard.
Bis der Ante auf Paperless Productivity
Natürlich, Papier Digitalisierung geht nicht nur um Abfall zu reduzieren. In vielen Fällen bieten digitalisierten Notizen den Komfort durchsuchbar sein und belegen keinen physischen Raum, wenn sie als binärer Bits auf einem Speicherlaufwerk gespeichert. Warum nehmen Sie es nicht auf die nächste Ebene und versuchen, die persönliche Produktivität durch den Einsatz von Digitalisierungstechnologien zu erhöhen?
Erfolgreich reduziert die Verwendung von Papier ist kein einmaliges Ereignis. Es ist eine Reihe von kontinuierlichen Bemühungen von Papier weg zu bewegen und eine Kultur zu schaffen, die auf Abfall runzelt die Stirn. Re-Architecting Geschäftsprozesse der Papierverbrauch zu reduzieren, ist eine unvermeidliche Aktivität, aber die richtigen Werkzeuge zur Annahme kann ein langer Weg in Richtung Schaffung einer Umgebung, die beleglose Büro gehen zu unterstützen.
Letztlich Unternehmen sollten auf der Beseitigung von Papier nicht aufhören, sondern für mehr Digitalisierung, um schieben sollten ihren vollen Nutzen zu ziehen.