Datenbank Erste Schritte - Zugriff 101 - Erstellen Sie Ihre erste Datenbank
Lernen Sie, Schritt-für-Schritt, um Ihre erste Access-Datenbank zu erstellen.
Das erste Mal, wenn Sie Access verwenden Sie für das Denken entschuldigt werden Sie einen sehr großen Hammer verwenden eine sehr kleine Nuss zu knacken. Du hast recht. Der Zugang ist ein extrem leistungsfähiges und komplexes Datenbankprogramm und wenn Sie es verwenden, um eine sehr einfache Datenbank zu verwalten, ist es übertrieben. Allerdings gibt es keinen besseren Weg, das Lernen über Zugang zu beginnen, als es tatsächlich verwendet wird.
Um loszulegen Sie, werde ich Ihnen zeigen, wie eine kleine Datenbank in Access zu entwickeln. Sie werden sehen, wie eine Tabelle zu erstellen, Ihre Daten zu speichern, und dann, wie die Daten einzugeben.
Sobald die Daten in der Datenbank erfahren Sie, wie Informationen aus ihm heraus zu bekommen, indem Drucken eines Berichts alle Inhalte Liste und durch die Daten zu suchen.
Ich gehe davon aus, dass Sie nie Zugang verwendet haben - oder vielleicht, dass Sie es geöffnet haben, einen Blick um genommen und schloss sie denken, es ist alles ein bisschen schwierig aussieht. Ich stimme zu. Auf den ersten Blick Zugang überwältigend erscheint, sondern durch die Zeit, die Sie dieses Tutorial abgeschlossen haben, werden Sie sich wohl mit ihm und bereit sein, mehr Dinge zu versuchen.
Die Daten für unsere Datenbank
Da dies eine Beispieldatenbank ist werden wir es sehr einfach halten. Hier sind die Informationen, eine lokale Cricket Club Aufzeichnungen für seine Spieler:
Vor Öffnen des Zugang
Bevor Sie Access starten, entwerfen Sie Ihre Datenbank auf dem Papier. Um dies zu tun, beginnen, indem man bedenkt, was Sie wollen, um Ihre Datenbank zu tun. In diesem Fall möchte der Club-Präsident schnelle Antworten auf Fragen wie zu finden, um der Lage sein, „Wer die Gebühren nicht bezahlt hat?“, „Wer sind die A Klasse-Spieler sind?“ und „Wer ist auf Grund ihrer 10 Jahre Stift in diesem Jahr?“.
Es lohnt sich, darüber nachzudenken, für eine Minute; Sie eine Datenbank erstellen, indem zuerst am Endprodukt suchen - was man aus ihm wollen, dann stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen in sie setzen, dass Sie dies heraus erhalten können. Dies ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie es sorgfältig tun werden Sie mit einer Datenbank mit Daten gefüllt am Ende, die Sie nicht verwenden oder das erlauben Sie nicht die Informationen, die Sie aus der es brauchen.
Wenn Sie Adressen eingeben, aufgeteilt in dieser Straße. Stadt, Land und Postleitzahl, so dass Sie diese Informationen verwenden, um Adressetiketten und Serienbriefe zu erstellen. Wenn Sie diese Informationen in mehrere Teile aufgespalten werden Sie in der Lage sein, zum Beispiel eine Liste aller zu erhalten, die in Bath oder in Frankreich lebt.
Jedes einzelne Stück von Daten, zum Beispiel; Nachname, Postleitzahl. Stadt, wird ein Feld (oder Spalte) in der Datenbank-Tabelle. Sie müssen jedem Feld einen Namen geben und die Art der Daten festlegen, die Sie in jedem Feld sind zu speichern - ob Text, Datum, Zahl, Boolean (ja / nein) ist, etc. Dies ist ein wichtiger Schritt, wie die Art und Weise beeinflussen Sie Informationen aus Ihrer Datenbank erhalten später und wie Sie es zu suchen.
Unsere Datenbank ist eine einfache zweidimensionale Tabelle, aber Zugang ist in der Lage viel komplexer Strukturen. Zum Beispiel können Sie eine Datenbank mit mehreren Tabellen, die miteinander in Beziehung stehen. In unserem Beispiel könnten wir eine Tabelle mit den Spieler-Statistiken für jedes Jahr tragen sie für den Verein gespielt haben und wir konnten diese Tabelle auf den Player verbinden. Wenn erstellen Sie eine Datenbank mehr als eine Tabelle von Daten enthält, müssen Sie bestimmen, wie Ihre Tabellen miteinander in Beziehung stehen und wie sie verknüpft werden, so dass Sie die Informationen von mehr als eine Tabelle erhalten. In unserem Szenario gibt es nur einen Tisch, so dass wir diesen Schritt jetzt umgehen werden.
Am Ende der Planungsphase sollten Sie eine Liste von Feldnamen und Datentypen etwas wie folgt aus:
Erstellen Sie die Tabelle
Nachdem Sie Ihre Datenbank geplant haben sind Sie bereit, es so offen Zugang zu erstellen und Blank Desktop-Datenbank auswählen und auf OK klicken.
Geben Sie Ihre Datenbank einen Namen (CricketClub), wählen Sie einen Ordner, um ihn in speichern und klicken Sie auf Create.
Sie werden die Datenbank-Dialog sehen auf dem Bildschirm angezeigt und Sie sind bereit zu beginnen.
Sie werden Ihre Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Ansicht auf dem Band klicken, geben Sie Clubmitglieder als die Tabellennamen bei Aufforderung und klicken Sie auf OK zu tun. In einigen früheren Versionen von Access müssen Sie Tabelle wählen> erstellen Tabelle in der Entwurfsansicht.
Klicken Sie im Textbereich und geben Sie den Feldnamen Vorname, drücken Sie die Tabulatortaste, und Sie werden Kurztext erscheint als Standard-Datentyp, drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie für dieses Feld eine Beschreibung sehen und dann wieder drücken Tab, um das zweite Feld zu bewegen. Weiter, um die Daten für jedes der Felder hinzufügen - dafür, dass Sie den richtigen Datentyp aus der Dropdown-Liste auswählen.
Wenn Sie die grundlegenden Feldbeschreibungen für die Datenbank dem Bildschirm sollte wie folgt aussehen eingegeben haben.
Beschriftungen hinzufügen Felder
Die verkürzten Namen, die wir für die Felder verwendet haben, werden einige Aufgaben erleichtern später auszuführen, aber sie werden nicht sehr attraktiv aussehen, wenn sie in den Berichten erscheinen. Wir können in diesem Stadium dieses Problem lösen, indem sie Bildunterschriften für unsere Felder hinzufügen.
Dazu klicken Sie in das Feld Vorname, um es auszuwählen, und in der Registerkarte Allgemein am Fuße des Dialogs die Caption-Bereich finden. Dort geben Sie ‚Vorname‘, die ein klarer Hinweis auf ist, was das Feld enthält. Wiederholen Sie diese und fügen Sie Beschriftungen für die anderen Felder: „Nachname“, „Current Grade“, „Gebühren bezahlt?“, „Jahre Mitglied“ und „Geburtsdatum“.
Nun speichern Sie die Tabelle, indem Sie die Schaltfläche Speichern auf der QAT (Quick Access Toolbar) klicken. Anschließend können Sie die Schließen-Schaltfläche klicken Sie auf den Tabellenentwurf zu schließen.
Eingeben von Daten
Nun, da die Tabelle erstellt wird, können Sie Ihre Daten eingeben.
Dazu wechseln Sie in die Datenblattansicht durch das Doppelte der Tabelle Clubmitglieder in dem All-Inclusive-Klick-Objekte-Liste (in früheren Versionen von Access wählen Ansicht, Datenblatt-Ansicht).
Geben Sie die Daten in die neue Tabelle, indem sie die Eingabe und Drücken der Tabulatortaste oder die Eingabetaste, um die nächste Zelle zu bewegen.
Wenn Sie die Daten eingegeben haben, können Sie die Tabelle in der Nähe auf die Schaltfläche Schließen in der oberen rechten Ecke klicken.
Sortieren Sie Ihre Daten
Sie können mit einem Doppelklick jederzeit die Clubmitglieder Tabelle öffnen Sie es im All Access Panel Objekte klicken.
Sie können die Daten sortieren Sie die Schaltflächen in der Sortierung mit - Filterbereich des Ribbon. Wählen Sie zuerst die Spalte sortiert werden - zum Beispiel des Spalt Nachnamen - durch die Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufsteigend sortieren und die Daten werden in Nachname sortiert werden. Sie können dies für jedes Feld in der Datentabelle jederzeit tun.
finden Daten
Sie können auch auf die Schaltfläche Suchen auf der Symbolleiste einer Person Datensatz in der Tabelle zu finden. Um alle mit dem Nachnamen Southdown, zum Beispiel zu finden, wählen Sie den Spalt Nachnamen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen (es zeigt, wie ein Fernglas). Im Textbereich Suche nach, gibt Southdown und aus dem Spiel Drop-Down-Liste, ganzes Feld wählen und auf Weitersuchen klicken. Sie werden mit dem ersten passenden Datensatz genommen werden. Klicken Sie auf Weiter findet das nächste Spiel zu bewegen. Wenn Sie noch einmal klicken werden Sie es gesagt werden, sind keine mehr Spiele.
Daten filtern
Um die Daten zu filtern, um nur eine kleine Teilmenge der Informationen angezeigt enthält es das Filter-Tool verwenden. Um dies zu sehen bei der Arbeit, auf den Grad Feld ein und klicken Sie auf den Eintrag für einen der Spieler, die eine Klasse spielt. Wenn Sie die Filter nach Auswahl Schaltfläche in der Symbolleiste klicken (es ist ein Trichter mit einem Blitzsymbol) und klicken Equals „A“ - Sie nur die Datensätze für Mitglieder, die eine Klasse spielen sehen werden.
Um wieder zu sehen, alle Daten in der Tabelle klicken Sie auf die Schaltfläche Filter entfernen auf der Symbolleiste (es ist der Trichter-Taste und es wird zur Zeit ‚gedrückt‘). In diesem Stadium sind Sie nur mit einer geringen Menge an Daten zu arbeiten, so dass Sie wahrscheinlich diese Informationen bei einem Blick auf sie gelegen haben könnten, aber wenn Sie mit einer Menge von Daten arbeiten, Werkzeuge wie dies sind von unschätzbarem Wert.
Drucken der Daten
Um Ihre Daten zu drucken, erhalten Sie einen Access-Bericht erstellen. Sie können einen Bericht einrichten, so dass es alle Daten in der Tabelle enthält oder einfach nur eine Teilmenge davon. Um einen Bericht zu erstellen, die Auflistung der zusammen Grade gruppiert Mitglieder, beginnen mit dem Berichts-Assistenten zum Erstellen und klicken Sie auf die Wahl.
Aus den Tabellen / Abfragen Drop-Down-Liste werden Sie Clubmitglieder wählen, so dass die Daten für den Bericht aus der Tabelle stammen. Sie werden alle Felder in dem Bericht verwenden, um das Doppelpfeiltaste (>>), um alle Felder aus dem linken Fenster nach rechts zu bewegen und klicken Sie auf Weiter.
Nun, das Feld auswählen, werden die Daten durch gruppiert werden, ist dies der Grad Feld es so auswählen und die rechte Maustaste Pfeil auf der rechten Seite auf das Fenster zu bewegen.
Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie die Felder Nachname und dann Vorname wie die Sortierfelder aus den Dropdown-Listen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitglieder in alphabetischer Reihenfolge innerhalb der Klasse Gruppen erscheinen - werden sie zunächst in Zuname Reihenfolge und sortiert werden, wenn zwei Spieler den gleichen Nachnamen haben, werden sie in Vornamen sortiert werden.
Aus den Layout-Optionen wählen, Kontur, Landschaft und aktivieren Sie die „Stellen Sie die Feldbreite, so dass alle Felder auf einer Seite passen“ Checkbox und klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie dem Bericht den Namen „Clubmitglieder gruppiert nach Grad (alle Details)“, wählen Sie die „Vorschau des Berichts“ und klicken Sie auf Fertig stellen.
Sie können diesen Bericht lesen oder ausdrucken es nur auf dem Bildschirm. Das Design des Berichts wird gespeichert, so dass Sie einen Bericht mit diesen Einstellungen jederzeit durch einen Doppelklick auf den Bericht in dem Berichtsbereich der Platte auf der linken Seite des Bildschirms erstellen.
So gibt es den Zugang 101 schnelle Tour. Natürlich gibt es viel mehr als für den Zugriff auf was hier bedeckt ist, aber Sie sind auf einen guten Start und Sie können jetzt voraus und sicher erstellen Sie Ihre eigene Datenbank gehen.
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