Importieren von Microsoft Word-Dateien in InDesign zum Drucken
Hier ist, wie das am besten machen von mit Word arbeiten.
von Pariah S. Burke
Bis und wenn die Welt im Allgemeinen auf dem Buzzword fahrenden Zug bekommt, oder Adobe beginnt tatsächlich versucht InCopy zu verkaufen, wird Microsoft Word weiterhin die de-facto-Standard Textverarbeitungsprogramm sein. Und für Menschen wie du und ich, werden die meisten unserer Layouts' Kopie weiterhin in Form von Word-Dokumenten gelangen. Pfui!
Den Besten Import
Die erfolgreichsten Importe aus Word-Kompatibilität maximieren und manuelle Bereinigung minimieren. Das erfordert voll Verständnis InDesigns Microsoft Word-Importoptionen im Dialogfeld (Abbildung 1). Sie können durch Auswahl von Importoptionen anzeigen in InDesign Place Dialog mit den folgenden Optionen erhalten, während einer Word- oder RTF-Datei zu importieren. Am oberen Rande des Dialogs ist das Preset-Menü, das wahrscheinlich leer. Die Idee ist, dass Sie Ihre eigenen Voreinstellungen erstellen werden später die Einfuhren der gleichen Art von Word-Dokumenten zu beschleunigen, aus den gleichen oder ähnlichen Quellen.
Abbildung 1. Das Microsoft Word-Importoptionen im Dialogfeld in InDesign CS4 (links) und CS5 (rechts).
In der Format Abschnitt, wählen Sie, wie Stile und Formatierung aus dem Word-Dokument im InDesign-Dokument behandelt werden. Ihre erste Wahl, die funktioniert, wenn die Word-Datei ein totales Durcheinander ist, neu zu beginnen, nur Text ohne Formatierung irgendwelcher Art zu importieren, mit dem Entfernen Formatvorlagen und Formatierung von Text und Tabellen Optionsfeld Option. Einmal ausgewählt, können Sie wählen Formatierung zu halten (fett, kursiv, etc.) mit der Konserve Lokale Überschreibungen Option. An dieser Stelle können Sie auch steuern, wie InDesign-Tabellen umgehen soll: links als Tabellen unformatiert oder Tabbed Text umgewandelt werden, auch nicht formatiert.
Formatvorlagen und Formatierung von Text und Tabellen aktiviert eine ganze Reihe von anderen Möglichkeiten zur Erhaltung der Wahl. An erster Stelle steht die Frage, was zu tun mit Seitenumbrüchen in erstellten Wort-Dump sie (ohne Pausen); halten sie so, dass, wo die Geschichte brach Seiten in Word wird es auch in InDesign brechen (Preserve Seitenumbrüche); oder die Seitenumbrüche zu Spaltenumbrüche konvertieren (Convert to Spaltenumbrüche). Die letzte Option ist meist sinnvoll, wenn ein einspaltige Word-Dokument zu nehmen und es in ein mehrspaltige InDesign-Layout fließt.
Es sei denn, Sie haben guten Grund, anders zu handeln, läßt Import Ungenutzte Styles deaktiviert, da es in allen Stilen in Wort bringen wird, die nicht in dem importierten Dokument verwendet werden.
Mehr Hilfe für Word-Dokumente
Weitere Informationen zu diesem Thema erfahren möchten, finden Sie auf unserer vorherigen InDesign Magazine Abdeckung:
In der Standardeinstellung Text, der in Word Aufzählungszeichen oder nummerierte wird in InDesign Aufzählungen oder nummerierten werden, InDesign eigene dynamische Kugeln und Zahlen. Konvertieren Sie Aufzählungszeichen und Zahlen zu Text Überprüfung wird stattdessen Live-Kugeln auf Standardtextaufzählungszeichen und Live-Zahlen in einer Liste auf gerade Zahlen konvertieren.
Schließlich müssen Sie entscheiden, wie Absatz- und Zeichenformate in Gebrauch im Word-Dokument kommen in InDesign. Wenn Sie Formate automatisch importieren auswählen, werden alle in Betrieb befindlichen Textstile werden bis in InDesign als Absatz- oder Zeichenformate beenden. Wenn Arten mit dem gleichen Namen bereits im InDesign-Dokument existieren, haben Sie, was Stil Konflikte genannt wird. Diese Konflikte müssen irgendwie gelöst werden. Sie haben die Wahl, die von den beiden Drop-Down-Menüs, sind:
- Verwenden Sie InDesign Stildefinition, zu ignorieren, was Attribute im Word-Formatdefinition vorhanden sind.
- Neu definieren InDesign Stil die Attribute im Word-Format enthalten übereinstimmen, die auch alle vorhandenen Text im InDesign-Dokument mit dem widersprüchlichen Artnamen getaggt verändern wird.
- Auto Umbenennen, so dass der InDesign Stil unverändert, sondern auch die Wort Stildefinition als automatisch nummerierte Kopie importieren.
Wenn Sie lieber nicht Stil der Konfliktlösung auf Autopilot stellen möchten, können Sie eine granulare Kontrolle über den Stil Eingang gewinnen, indem sie den Stil anpassen Import auswählen und dann auf die Stilzuordnung.
Im Stilzuordnung Dialog (Abbildung 2) sind die eingehenden Word-Formate in der linken Spalte. In der rechten Spalte sind die InDesign-Formate, zu denen Sie jedes Wort Stil zuordnen. Zum Beispiel können Sie Word-Standard Normaler Absatzstil InDesigns [Grundabsatzformat] Karte. Mit dieser Methode können Sie map-oder Paar-like-named Arten zusammen (zum Beispiel 1 Überschrift zu Überschrift 1) oder mehr Word-Formate in demselben InDesign Stil Karte (zum Beispiel Absatz 1, Absatz 2 und Absatz 3 alle Body Copy). Eine sorgfältige Aufmerksamkeit auf eingehende Stile-insbesondere die Art Erstellung und Anwendung Gewohnheiten der Autoren und Redakteure arbeiten Sie mit regelmäßig und anspruchsvolle Mapping dieser Stile Word-InDesign-Formate korrigieren können Sie Tage der Bereinigung Zeit buchstäblich sparen, wenn die Geschichte auf die ist Seite.
Jetzt haben Sie fertig Ihre Stile abbildet und alle anderen Auswahl der Importoptionen. Klicken Sie nicht auf OK noch! Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Voreinstellung speichern. Speichern Sie all diese Einstellungen als Preset, so dass Sie in der Lage durch einen Re-Import der gleichen Word-Datei wehen, wenn dies erforderlich sowie durch zukünftige Word-Dokumente aus dem gleichen Verfasser oder Herausgeber empfangen wird.
Bereinigen einer Platziert Word-Datei
Zwei Bindestriche anstelle eines em dash. Spaces unmittelbar vor einem Wagenrücklauf. Doppel Leerzeichen nach Perioden. Doppelwagen gibt Raum zwischen den Absätzen zu erstellen. Tabs statt Absatzeinzüge. Kolumnare Text ausgerichtet, indem mehrere Registerkarten-oder noch schlimmer, Dutzende von Räumen verwendet wird. Dies sind die Dinge, die Produktion Künstler stehlen Zeit, dass die Designer stehlen Seelen. Und sie sind viel zu häufig in importierten Word-Dokumente.
Genießen Sie den Komfort: Jedes Problem kann behandelt werden, dokumentweite, ohne line-by-line Reparaturen.
Mit Bearbeiten> Suchen / Ändern Sie leicht eine gegebene Geschichte suchen, das gesamte Dokument oder alle geöffneten Dokumente für diese gemeinsamen von Word Probleme, und sie mit einem einzigen Mausklick zu korrigieren. Der Trick ist, zu wissen, was InDesign zu sagen, zu finden. In der Suchen / Ersetzen-Dialogfeld auf der Registerkarte Text (Abbildung 3), definieren Sie zunächst den Umfang Ihrer gewünschten Suche mit dem Such Dropdown-Menü; Ihre Entscheidungen sind die aktuelle Geschichte, alle Geschichten im aktuellen Dokument oder alle Geschichten in allen geöffneten Dokumenten zu suchen. Beachten Sie, dass die Geschichte Option nicht verfügbar sein wird, wenn Sie einen Textrahmen oder die Art Cursor wählen ist irgendwo innerhalb einer Geschichte. Sorgen Sie sich nicht um die Formatierung Felder und andere Optionen; Sie werden sie nicht für diese Sanierung benötigen.
Um mehrere Tabs mit einem einzigen Register zu ersetzen, geben Sie ^ t ^ t (zwei Registerkarten) im Feld Suchen nach und ^ t (ein einziger Reiter) im Change To Feld. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle ändern, und in InDesign wird Ihnen sagen, wie viele Instanzen es ersetzt. Klicken Sie auf Alle wieder ändern, ersetzen zwei Registerkarten mit einer Lasche, bis Sie ein Ergebnis von Null Änderungen erhalten. Alternativ können Sie die Anzahl der Tabs erhöhen für die Suche nach mehr ^ t Codes in das Feld Was finden eingeben. So entfernen Sie vollständig alle Tab-Zeichen, die Suche nach einem einzelnen ^ t und lassen Sie das ändern leeren Feld.
Sie können alle von Tabelle 1 ist, was / Wechsel so um Paare wie Abfragen Finden speichern, dass Sie leicht erinnern können und sie wieder in der Zukunft erneut auszuführen. Um das zu tun, klicken Sie auf die
Tabelle 1. Reinigen Sie Word-Text automatisch.
Speichern-Symbol in der oberen rechten Ecke des Dialogs nach jeder Abfrage einmal ausgeführt wird. Sie werden aufgefordert werden, um die Abfrage zu nennen, wonach sie für jeden weiteren aufzuräumen Job im Abfrage-Preset-Menü oben zugänglich sind.
Mehrere nützliche Anfragen werden bereits in dieser Liste enthalten. Es gibt Abfragen zwei Striche zu einem Geviert ( „Dash Dash Em-Dash“), gerade Anführungszeichen zu Typografen Anführungszeichen zu ändern, und zwei mehr Returns oder Räume zu einem von jedem zu konvertieren. Einige dieser voreingestellten Abfragen verwenden die GREP Registerkarte und UNIX-inspirierten Suchsyntax anstatt auf die Registerkarte Text und seine Wörter, die es suchen und caret Codes ersetzen.
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