Projektmanagement Grundlagen 6 Schritte zu einem harmlosen Projektplan
Nur weil Sie ein Anfänger Projektmanager sind, bedeutet nicht, dass Sie nicht wie ein All-Star ausführen können. Führen Sie die folgenden sechs Schritte, um einen narrensicheren Projektplan zu erstellen und Ihr Team mit Zuversicht führen.
Schritt 1: Identify - Treffen mit den Interessengruppen
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Beteiligten nicht nur die Menschen, die Sie für die Projektverwaltung angestellt; ein Stakeholder ist jeder, der durch die Ergebnisse des Projekts betroffen ist. Dazu gehören Ihre Kunden und Endverbraucher, auch. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten identifizieren und ihre Interessen im Auge behalten, wenn Sie Ihren Projektplan erstellen.
Treffen Sie sich mit den Projektträgern und den wichtigsten Beteiligten ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu diskutieren, und erkennen Grund für Projektumfang. Budget und Zeitplan. Dann erstellen Dokument eines Scope Statements zum Abschluss zu bringen und die Details des Projektumfang aufnehmen, erhalten alle auf der gleichen Seite, und reduziert die Chancen auf teuerer Fehlkommunikation. Hier ist eine Scope Statement Vorlage zum Einstieg.
Tipp: Schauen Sie über den angegebenen Bedürfnisse der Stakeholder die gewünschten Vorteile hinter ihnen zu identifizieren. Diese Vorteile sind die Ziele Ihres Projekts versuchen sollten, zu liefern.
Schritt 2: - Prioritäre Ziele
Sobald Sie eine Liste der Stakeholder-Bedürfnisse haben, priorisieren und spezifische Projektziele gesetzt. Diese sollten die Ziele des Projekts erläutern - die Vorteile, die Sie zu erreichen hoffen. Schreiben Sie Ihre Ziele (und die Stakeholder Notwendigkeit von jedem erfüllt) in Ihrem Projektplan so ist es klar kommuniziert hat und leicht geteilt.
Tipp: „Aber alles ist wichtig!“ Du sagst. Wenn Sie Probleme beim Priorisieren haben sollte, beginnen basierend auf Dringlichkeit Ranking sowie Bedeutung. Oder verwenden Sie eine Eisenhower-Matrix Sie priorisieren zu helfen.
Schritt 3: Definieren Deliverables
Identifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen die Sie produzieren müssen die Projektziele zu erreichen. Was sind die spezifischen Produkte Sie erwarten sind zu vervollständigen?
Als nächstes schätzt, in Ihrem Projektplan Fälligkeitstermin für jede Leistungskomponente. (Sie können Ihre Termine tatsächlich abschließen, wenn Sie sich hinsetzen Ihr Projektplan im nächsten Schritt zu definieren.)
Tipp: Legen Sie fest Meilensteine für wichtige Termine und Leistungen. Sie werden in der Lage sein, Ihre Fortschritte zu verfolgen, sobald die Arbeiten Sie komplette Schlüsselaufgaben auf Zeit, um sicherzustellen, beginnt (und halten Beteiligten glücklich).
Schritt 4: Erstellen Sie den Projektplan
Schauen Sie sich jedes lieferbare und definieren die Reihe von Aufgaben, die um die abgeschlossen werden müssen jeden zu erreichen. Für jede Aufgabe, bestimmt die Höhe der Zeit wird es dauern, die erforderlichen Mittel, und wer wird für seine Vollendung verantwortlich.
Als nächstes identifiziert alle Abhängigkeiten. Sie müssen bestimmte Aufgaben abgeschlossen werden, bevor andere beginnen können? Eingang zu erbringenden Leistungen, Abhängigkeiten und Meilensteine in Ihr Wrike Gantt-Diagramm. oder wählen Sie aus den vielen Online-Vorlagen und Anwendungen zur Verfügung.
Tipp: Beziehen Sie Ihr Team in einige des Planungsprozesses. Die Menschen, die Arbeit zu tun haben wichtige Erkenntnisse darüber, wie Aufgaben zu erledigen, wie lange dauern sie werden, und wer die beste Person, um bestimmte Aufgaben zu bewältigen. Zeichnen Sie ihr Wissen! Sie müssen sie mit dem Projektplan, um für die Arbeit reibungslos zu laufen, so erhalten sie an Bord von Anfang an vereinbaren.
Schritt 5: Probleme identifizieren und eine Risikobewertung Füllen
Kein Projekt ist risikofrei, und Sie werden sich keinen Gefallen tun, indem Sie Ihre Finger und das Beste zu hoffen kreuzen. Gibt es Probleme, die Sie im Voraus wissen, dass Ihr Projekt, wie ein Schlüssel Teammitglied bevorstehenden Urlaub auswirken? Was für unvorhergesehene Umstände könnten Schluckauf schaffen? (Denken Sie kalt - Grippesaison, rückständige Teile oder technische Fragen.)
Betrachten Sie die Schritte, die Sie in Anspruch nehmen könnte entweder bestimmte Risiken zu verhindern oder ihre negativen Auswirkungen begrenzen. Führen Sie eine Risikobewertung und Entwicklung einer Strategie ein Risikomanagement sicherstellen, dass Sie bereit sind.
Tipp: Verschieben Sie Aufgaben, die ein hohes Maß an Risiko früher in Ihrem Projekt-Timeline, wenn möglich einzubeziehen. Oder erstellen Sie einen kleinen „Puffer“ von Zeit um die Aufgabe zu helfen, Ihr Projekt auf dem richtigen Weg, auch wenn ein Problem auftritt.
Schritt 6: Projektplan Stakeholder Präsentieren
Erklären Sie, wie Sie Ihren Plan richtet sich die Erwartungen der Akteure, und präsentieren Sie Ihre Lösungen für etwaige Konflikte. Aber stellen Sie sicher, dass Ihre Präsentation ist nicht einseitig; es sollte eine Diskussion sein.
Kommunizieren Sie klar. Stellen Sie sicher, Interessengruppen genau wissen, was von ihnen erwartet wird, und welche Aktionen sie für verantwortlich sind. Nur weil es offensichtlich zu Ihnen, bedeutet nicht, es ihnen offensichtlich ist.
Tipp: Wenn Ihr Plan oder Zeitplan Konflikte mit Stakeholdern ursprünglichen Erwartungen, müssen Sie das jetzt kommunizieren, so gibt es keine bösen Überraschungen oder angespannt Gespräche auf der ganzen Linie.
Nach Sie planen Ihr Projekt erstellen
Congrats, haben Sie Ihren Projektplan fertig! Nächster Schritt: ein Projekt Kickoff-Meeting planen. Verwenden Sie diese ermutigenden Worte Ihr Team zu erregen, und starten Sie Ihr Projekt aus rechts: 10 Sätze, dass Ihr Projekt Kickoff Meeting ruinieren.