Wie kommen Sie Payroll Yourself, DIY Payroll für kleine Unternehmen

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D oing Gehaltsabrechnung ist eine der wichtigsten und schwierigsten Teile der Führung eines Unternehmens. Es gibt alle Arten von verschiedenen Vorschriften, was Sie über sowie Dinge wie FICA und Medicare-Abzüge, lokale staatliche Steuergesetze kennen, und vieles mehr.

Zum Glück, Lohn muss nicht schwierig sein. Mit einem wenig Vorbereitung und der richtigen Software können Sie Ihr gesamtes Geschäfts der Gehaltsabrechnung automatisieren. Finden Sie heraus, genau wie Gehaltsabrechnung zu tun heute in unserer kompletten Anleitung.

Es gibt drei Möglichkeiten Payroll zu tun

Heutige Unternehmen tun typischerweise Abrechnungs in einem von drei verschiedenen Arten:

Handbuch (do-it-yourself-Methode)
Mieten Sie einen Teilzeitbuchhalter
Verwenden Sie eine Lohn-Software-Lösung

Sie können auch eine Kombination der drei Verfahren haben. Einige Unternehmen bündeln Lohn-Software mit Buchhaltungssoftware, zum Beispiel. Oder können Sie grundlegende Lohn-Software Bundle mit einem Teilzeit-Buchhalter.

Payroll-Software ist die beliebteste Option für die heutige kleine und mittlere Unternehmen, obwohl größere oft Unternehmen Vollzeit-Buchhalter oder Buchhaltungsabteilungen erfordern.

Mit Lohn-Software, zahlen Sie in der Regel eine Basisrate (etwa $ 20 bis $ 50 pro Monat) sowie einen zusätzlichen Kosten pro Mitarbeiter (etwa $ 2 bis $ 5 pro Mitarbeiter). Es ist teurer als Abrechnungs selbst zu tun, aber deutlich günstiger als ein Buchhalter Einstellung (oder die Einstellung einer Vollzeit-Buchhalter).

Natürlich bevorzugen manche Leute wirklich die DIY Methode der manuellen Gehaltsabrechnung. Dies kann eine ideale Lösung für kleine Unternehmen mit weniger als, sagen wir, 5 Personen. Allerdings werden immer noch viele Menschen glauben, wie sie Zeit und Geld, indem Sie Lohn-Software sparen können.

Drei Grundlagen Teile der „Doing Payroll“

Es gibt drei grundlegende Jobs, die Sie erledigen müssen, wenn „payroll tun“:

1) Zahlen Mitarbeiter: Haben Sie zahlen sie jede Woche, jede zweite Woche? Jeden Monat? Dieser Teil der Arbeit erfordert, dass Sie Mitarbeiter Stunden zu addieren, ihre Gewinne zu berechnen, und verweigerte die richtige Menge an Steuern und Abgaben von jedem Gehaltsscheck.

2) Zahlen Lohnsteuer: Die Regierung muss die Lohnsteuer für kritische Dienste bezahlen. Wenn Abrechnungs tun, müssen Sie die Regierung die richtige Menge an staatlichen und bundesstaatlichen Steuern zusammen mit allen Lohnsteuern durch Ihr Unternehmen geschuldet zahlen.

3) Einreichung Steuerformulare: Die IRS braucht viele Formen. und Sie sind verpflichtet, alle diese Formen in angemessener Zeit zu füllen und abschicken. Die meisten Unternehmen Datei vierteljährlich Formulare an die IRS, obwohl einige wählen, um es monatlich oder jährlich zu tun.

Wie funktioniert Payroll Software?

All Lohn-Software arbeitet grundsätzlich auf die gleiche Art und Weise. Payroll-Software können Sie tun alle folgenden entweder eine Web-basierte Schnittstelle oder Desktop-Computer-Software:

Berechnen Bruttolohn für die Mitarbeiter
Berechnen Mitarbeiter Verdienst, die den Betrag, den sie nach dem Einkommensteuer verdienen ist, FICA, Abzüge Krankenversicherung, Pensionsfonds Zahlungen, Kindergeld usw.
Pay Mitarbeiter durch Drucken von Schecks oder direkte Einzahlungen aussendet
Ausfüllen und absenden erforderlichen Unterlagen für die lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Einkommensteuer Berichte
Senden elektronische Zahlungen an die Steuerbehörden

Auf dem Ende der Dinge, geben Sie im Grunde nur Mitarbeiterinformationen und die Anzahl der Stunden, die sie jede Woche (oder ihr Gehalt) arbeiten. Dann wird der Lohn-Software erledigt den größten Teil der harten Arbeit für Sie. Der zeitaufwendigste Teil der meisten Lohn-Software wird Ihr Unternehmen Informationen in erster Linie eingeben.

Natürlich sind nicht alle Software-Programme Abrechnungs gleichermaßen gebaut. Einige Lohn-Software wird nicht einreichen elektronische Formulare an die IRS, zum Beispiel, das heißt, Sie werden feststellen, dass auf Ihrem eigenen vierteljährlich tun müssen, monatlich oder jährlich.

Nicht alle Software berechnet dann auch lokale Steuer, das heißt, Sie müssen könnten Ihre eigenen Abzüge für staatliche Steuern oder andere regionsspezifische Steuercodes eingeben.

Wie behalt Mitarbeiterstunden für die Personalabrechnung

Die Verfolgung der Mitarbeiter Stunden ist einer der größten Kämpfe für Unternehmer. Haben Sie machen Mitarbeiter jeden Morgen eine Zeitkarte eingeben? Haben Sie Computer-Anmeldungen verfolgen? sie vertrauen Sie ehrlich ihre täglichen Stunden eingeben?

Nun, es gibt eine Reihe von verschiedenen Möglichkeiten, Mitarbeiterstunden zu verfolgen.

Einige Abrechnungs Unternehmen tatsächlich kommt mit eingebauten Selbst-Reporting-Tools für die Mitarbeiter. Mitarbeiter grundsätzlich Zugang zu einem Basiskonto Lohn-Software erhalten, die sie zusätzlich ihre eigenen Stunden-Informationen kann. Dann am Ende jeder Abrechnungsperiode nimmt der Manager alle diese Informationen und führt sie durch die Form paychecks zu erstellen.

Sie können auch kostenlose Web-basierten Uhren wie Time Clock Free nutzen. die auch können Mitarbeiter Stunden mit mobilen Geräten verfolgen.

How to Deal mit Verlängerung

Payroll-Software ist geschickt darin, mit Überstunden zu tun. Das Hauptproblem bei Überstunden ist es in erster Linie zu verfolgen.

Die meisten Unternehmen in Amerika sind verpflichtet, Mitarbeiter 1,5 mal pro Stunde für Bezahlung von Überstunden zu bezahlen.

Wenn Ihr Unternehmen nach Bundesarbeitsgesetze (Bundesarbeitsgesetze decken Unternehmen mit mehr als $ 500K in Vertrieb und / oder beteiligten Unternehmen in den zwischenstaatlichen Handel) abgedeckt ist, dann sind Sie verpflichtet, das 1,5-fache des Mitarbeiters Stundensatz für jede Stunde zu zahlen, Mitarbeiter arbeiten pro Woche mehr als 40.

Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter, den $ 30 pro Stunde bezahlt wird würde $ 45 pro Stunde für jede Stunde, die sie 40 Stunden arbeiten Vergangenheit in einer bestimmten Woche bezahlt.

Einige Staaten haben auch täglich Überstunden zu bezahlen, wo Mitarbeiter, die mehr als 8 Stunden pro Tag arbeiten für Bezahlung von Überstunden nach 8 Stunden in Betracht kommen. Kalifornien, zum Beispiel arbeitet auf diese Weise.

Statt eines jeden Staates Überstunden Gesetze zu erklären, werde ich dieses Handbuch verweisen, dass jeder Staat einzigartige Überstunden Gesetze erklärt.

Es gibt viele Unterschiede zwischen den Mitarbeitern und den Überstunden Einstufungen. Zum Beispiel müssen leitende Angestellte mindestens $ 455 pro 40-Stunden-Woche machen „leitende Angestellte“ in Betracht gezogen werden. Der beste Weg, um befreit und nicht befreit Mitarbeiter zu lernen, ist dieses Handbuch von einem CPA zu lesen.

Wie Sie Urlaub und kranke Tage arbeiten, wenn die Personalabrechnung tun?

Die Arbeitgeber sind sehr unterschiedlich in Bezug auf die Art, wie sie Urlaubstage und Krankengeld behandeln. Es liegt an jedem Unternehmen ihre unternehmensweiten Urlaub und Krankheitstage zu definieren und dann zu diesem System bleiben.

Zwangsabgaben

Eine der wichtigsten Aufgaben von Abrechnungssystemen durchgeführt wird, die Berechnung Abzüge. Wenn Abrechnungs Berechnung müssen amerikanische Arbeitgeber sowohl mit Zwangsabgaben beschäftigen (Ertragsteuern und FICA) sowie freiwillige Abzüge. Hier ist, wie diese Abzüge arbeiten:

Einkommenssteuer

Sozialversicherung

Neben 6,2% im Rahmen der FICA zu zahlen, sind Sie zusätzlich 1,45% von jedem Mitarbeiter für Medicare abziehen erforderlich. Wieder einmal dieses 1,45% wird sowohl von dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer für insgesamt 2,9% abgedeckt.

Bundes Arbeitslosigkeit Steuern (FUTA)

Arbeitgeber sind verpflichtet, zu berichten und zahlen FUTA, die verwendet wird, staatliche Arbeitslosenprogramme zu finanzieren. Arbeitgeber sind verpflichtet, Bericht zu erstatten und Einlagen Beschäftigung Steuern vierteljährlich mit dem Formular 941 Arbeitgeber Quarterly Federal Tax Return.

freiwillige Abzüge

Freiwillige Abzüge variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Einige Beispiele für freiwillige Abzüge sind:

Beiträge zu einer IRA, 401k oder anderen Pensionsplan
Krankenkassenprämien
Berufsbezogene Aufwendungen, wie Mitarbeiter Ausrüstung, Verpflegung, Uniformen, Schulungsgebühren oder Gewerkschaftsbeitrag
Die Lebensversicherungsprämien

Je nach Art der Deduktion, können diese vor oder nach dem Rest der Steuern abgezogen werden. Payroll-Lösungen können leicht ein breites Spektrum von freiwilligen Abzügen behandeln und sie in die entsprechenden Kategorien einordnen.

Payroll Berichtspflichten und Zahlungen

Nach der Berechnung von Gehaltsabrechnung, ist Ihre Aufgabe ist noch nicht vorbei. Sie müssen bestimmte Berichtspflichten und Zahlung Einreichungen erfüllen. Sie müssen auch in der erforderlichen Frist melden und einreichen. Erforderliche Unterlagen enthalten:

Jährliche Bund Arbeitslosigkeit Steuererklärung (Formular 940 oder 940EZ)
Arbeitgeber vierteljährliche Abrechnungssteuererklärung (Formular 941)
Annual Return der einbehaltenen Bundeseinkommensteuer (Formular 945)
Lohn- und Steuer Statements (Form W-2)

Intuit hat tatsächlich einen sehr ausführlichen Artikel, der Ihnen sagt, wenn Sie erforderlich sind diese Formulare einzureichen. Überprüfen Sie, dass Artikel hier.

Drei häufigsten Probleme bei der Abrechnung Doing

Wenn Sie Abrechnungs zum ersten Mal tun, dann könnten Sie in einige dieser gemeinsamen Abrechnungs Tücken ausgeführt werden, einschließlich:

3) Strafen: Schließlich, es wird geschehen. Sie werden einen kleinen (oder großen) Fehler machen und Ihr Unternehmen wird eine Strafe verhängt werden. Einige Lohn-Software-Unternehmen sind tatsächlich so zuversichtlich in ihren Lohn-Fähigkeiten, dass sie Sie Schutz vor allen Steuerstrafen zu garantieren. Sie werden auch jene Steuerstrafen für Sie bis zu einem bestimmten Betrag zahlen!

Welche Payroll System ist für Sie am besten?

Bisher haben wir über drei Haupttypen von Abrechnungssystemen gesprochen. Allerdings gibt es wirklich fünf wichtigsten Arten von Abrechnungsmethoden, die Unternehmen heute. Hier ist ein kurzer Überblick über all diese Methoden zusammen mit ihrer einzigartigen Vor-und Nachteilen:

Manual Payroll

Wenn Sie Abrechnungs manuell berechnen, es ist nur Sie einen Stift und Papier (oder wahrscheinlicher, Tabellenkalkulations-Software auf Ihrem Computer).

Pro: Manuelle Gehaltsabrechnung ist die günstigste Abrechnungsmethode. Es gibt Arbeitgeber das größte Maß an Kontrolle über die Mitarbeiter-Zahlungen. Es ist auch das System, das viele Arbeitgeber mit den meisten vertraut sind.

Nachteile: Es ist fast immer die zeitraubende Abrechnungsmethode. Es erfordert auch mehr Arbeit und hat die höchste Chance von Fehlern.

Payroll Software

Payroll-Software ist Desktop-oder Web-basierte Software, die Sie jede Woche Gehaltsabrechnung durch ein Software-Programm laufen läßt automatisch alle Abzüge und Zahlungen zu berechnen.

Vorteile: Sie immer noch die Kontrolle haben, weil Sie es selbst tun, aber die Software nimmt eine Menge harter Arbeit weg. Sie können mit nur wenigen Klicks komplexe Berechnungen durchgeführt haben, und es ist wesentlich schneller als die manuelle Gehaltsabrechnung.

Wir empfehlen Intuit Verbesserte Abrechnung:

Payroll - Buchhaltungssoftware zusammengebündelt

Firmen wie Intuit bündeln ihre Software Quickbooks mit Lohn-Software das Leben der Unternehmer deutlich leichter zu machen.

Pro: Totale Kontrolle über die Finanzen Ihres Unternehmens, weil Sie noch alles selbst machen - Sie müssen nur die Hilfe von zwei Software-Programme. Ihr Personalaufwand automatisch aktualisiert wird in Quickbooks, das bedeutet, dass Sie nie über doppelte Einträge kümmern. Es gibt auch eine gemeinsame Haftung mit vielen Abrechnung und Buchhaltung Software-Bundles, das bedeutet, dass die Abrechnungsgesellschaft Verantwortung für Strafen nehmen Sie herzig sind.

Nachteile: Steile Lernkurve und ein höherer Preis als nur der Kauf Lohn-Software auf ihrem eigenen (auch wenn einige Pakete, die Preisdifferenz ziemlich klein machen).

Zahlung eines Accountant

Sie können einen Buchhalter (entweder Teilzeit oder Vollzeit) zahlen Sie mit Ihrem Lohn-und Gehaltsabrechnung Steuererklärungen zu helfen. Einige kleinere Unternehmen kontrahieren diese Arbeit zu einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, während andere größere Unternehmen einen Vollzeit-Buchhalter oder sogar ein Team von Vollzeit-Buchhalter.

Vorteile: Abrechnungspflichten jemand delegiert werden sonst zusammen mit den steuerlichen Pflichten. Accountants auch wissen, ihr Geschäft besser als jeder andere.

Nachteile: Minimale Kontrolle über Ihre Unternehmen Finanzen. Accountants sind auch teurer als jede andere Methode (auch die billigste, Teilzeitbuchhalter!).

Full-Service-Abrechnung

Das ist wie Lohn-Software mit, außer dass Sie auch einen menschlichen Abrechnungsspezialisten haben, die mit Ihnen arbeiten, um Ihren Lohn-und Steueraufgaben zu bewältigen.

Vorteile: Die meisten Full-Service-Payroll Provider werden alle Steuerstrafen decken. Sie haben auch direkten Zugriff auf Ihr Konto wie würden Sie, wenn Sie mit Lohn-Software auf Ihrem eigenen arbeiteten. Sie können auch Zeit sparen, während noch alle Einlagen und eingereichten Unterlagen auf eigene Faust behandeln. Im Grunde genommen hat jemand Gehaltsabrechnung in Ihrem Namen mit einem Minimum an Arbeit auf der Hand. Sie geben nur Ihre Abrechnungsspezialisten die Daten (wie Mitarbeiter Stunden und bezahlen), und sie machen den Rest.

Nachteile: Einige Anbieter verlangen, dass Sie fast die volle Kontrolle über Ihr Konto geben (so viel wie Sie würde geben, wenn sie mit einem Buchhalter arbeiten). Dies ist auch die zweite teuerste Option hinter nur mit einem Vollzeit-Buchhalter arbeiten.

Die beliebtesten Payroll Software heute verfügbar

Es gibt Dutzende von kostenlosen Lohn-Software-Programme zur Verfügung heute, aber nur wenige sind wirklich Ihr Geld wert. Hier sind die 5 beliebtesten Optionen, die Sie möglicherweise für Ihr kleines Unternehmen betrachten möchten:

Intuit Online Payroll

Einige der wichtigsten Vorteile von Intuit Payroll sind seine niedrigen Preis ($ 20 bis 99 $ pro Monat plus $ 2 pro Mitarbeiter). Es gibt drei verschiedene Serviceebenen, je nachdem, wie umfassend Ihre Payroll-Services sein müssen. Sie können auch kostenlos für eine 30 Tage-Testversion zu überprüfen, Intuit für sich selbst anmelden.

Patriot Pay

Patriot Pay von Patriot Software ist speziell für Unternehmen entwickelt, um 50 Mitarbeiter beschäftigt werden. Das Unternehmen vertreibt Software-Pakete, die alle Buchhaltungsdienstleistungen umfassen Sie für Ihr Unternehmen benötigen, einschließlich Steuer-Dienstleistungen, die Einstellung Datenbanken und Buchhaltungssoftware.

In den letzten Jahren hat Patriot Pay Unterstützung für die meisten Betriebssysteme und Anwendungen gebaut, einschließlich iPhone und Android-Geräte. Wie Intuit, kommt Patriot Bezahlen Sie mit einer 30-Tage-Testversion. Viele Add-on-Dienste sind für zusätzliche Gebühren zur Verfügung, einschließlich Steuerdienstleistungen und Mitarbeiterportal Zeiterfassung.

Das Software-System wird zwischen $ 10 und $ 33 pro Monat festgesetzt.

ezPaycheck Payroll

Bei einem Preis von einem erschwinglichen $ 89 pro Jahr, behauptet ezPaycheck Payroll das beste System für Menschen, die keine professionelle Buchhaltung Ausbildung haben und ein Geschäft mit weniger als 10 Beschäftigten führen. Dies ist die Barebone-Lohn-Software auf dieser Liste - also nicht etwas Besonderes erwarten. Aber wenn Sie möchten, die Software Lohnsteuern, druckt Steuerformulare und Schecks berechnet und unterstützt kundenspezifische Lohnsysteme, dann ezPaycheck Payroll können all diese Dinge tun.

Centerpoint Payroll

Centerpoint Payroll ist die Lösung für größere Unternehmen. Ab $ 795, ist Centerpoint Payroll ein anpassbares System, das für eine einmalige Gebühr. Das System bietet eine direkte Einzahlung, elektronische Steuererklärungen, und individuelle Lohnberechnungen unter anderem Feature.

Unternehmen schätzen Centerpoint Payroll für seine Flexibilität und die Fähigkeit, Gehaltsabrechnung für eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern und mehrere Unternehmen für einen Pauschalpreis zu verwalten. Sie müssen eine zusätzliche Jahresgebühr für die Kundenbetreuung zahlen und es gibt keine kostenlose Testversion. Darüber hinaus gibt es keine mobilen Anwendungen zur Verfügung.

Sage HRMS Payroll

Zum Preis zwischen 7 $ 3 und $ pro Mitarbeiter pro Monat ist Sage HRMS Payroll die ideale Wahl für Unternehmen, die Peachtree Accounting Software verwenden. Sage HRMS Payroll integriert sich nahtlos in Peachtree und völlig eliminiert die Notwendigkeit für doppelte Buchführung.

Der größte Nachteil von Sage HRMS Payroll ist, dass es keine lokalen Steuern berechnen wird, noch wird es elektronisch Steuern Datei. So haben Sie immer noch eine Menge Abrechnungs Arbeit auf eigene Faust zu tun (aber was erwarten Sie in dieser Preisklasse?).

Fazit: Wie soll Ihr Unternehmen tun Abrechnung?

Ein gutes Abrechnungssystem ist auch genau und hilft Ihnen, kostspielige Strafen von der IRS zu vermeiden. Egal, ob Sie machen die manuellen Abrechnungs Berechnungen oder mit Barebone Software stecken fest, dann ist es in Ihrem eigenen Interesse, Zeit zu verbringen Ihr Unternehmens Abrechnungssystem so effizient wie möglich zu machen.